회원관리 효율성 높이기 위해 ARIS 개선한다

대한한의사협회(이하 한의협)가 지난 27일 대한한의사협회 대강당에서 2021회계연도 전국 총무‧재무‧정보통신이사 합동 연석회의를 개최하고, 효율적인 회원관리 방안을 함께 고민했다.

한의협은 지난 2017년 업무효율화 및 회원서비스 강화를 위해 통합정보시스템(ARIS)을 도입한 바 있으며, 그동안 이를 사용하는 중앙회와 지부 임직원들의 피드백을 받아 최근 총무위원회와 실무진 회의 등을 거쳐 비효율적이고 비합리적인 부분을 개선하고 정비하기 위한 작업을 진행하고 있다.

이날 연석회의에서 중앙회에서 그동안 정비했던 ARIS 변경사항에 대해 소개하며, 지부 임원들의 협조를 구했다. 변경이 예정된 주요 내용을 살펴보면, 먼저 제65회 정기대의원총회에서 정관시행세칙이 개정됨에 따라 이를 반영하여 기존에 불필요하게 세분화되어 있는 회원코드의 구분을 통합하고, 보다 직관적인 명칭을 사용하여 ‘회원구분’을 정리하기로 했다. 총 28개로 구분되는 코드는 기존과 같이 4자리로 구성되는데, 2번째 자리에 전액은 1, 반액을 2로 표기하는 등 회비부과금액을 직관적으로 확인할 수 있게 했다. 특히 회원 신상신고 독려 차원으로 신상미파악자에게 전액 회비를 부과하는 것, 의료업무미종사자를 △신상미파악자 △비의료기관대표 △민간 비의료기관 근무자 등으로 세분화한 것과 연 소득금액이 보건복지부 고시 최저생계비(중위소득 60%, 부양가족 4인 기준) 미만인 회원의 경우 1/6의 회비를 부과하는 것 등이 눈에 띄는 부분이다.

그동안 많은 논의가 있었던 회원의 지부/분회 이동시 전산 처리 방침도 정리됐다. 정관시행세칙 제1조의2제1항에 따라 모든 회원의 소속 지부/분회 결정은 근무처의 주소지를 기준으로 하며, 근무처가 없는 경우에는 자택주소지를 기준으로 해야 한다. 중앙회 직속 회원은 관련 규정상 현역 군인과 공중보건의사, 해외 거주 중인 회원 등에만 한정된다.

이어 ARIS의 지부이동 프로세스 개선 방향에 대해서도 논의가 진행됐다. 현재 회원 회비구분변경 신청(의료업무미종사자) → 중앙회 승인 → 지부 이동 신청 → 중앙회 승인 등 4단계로 진행됐던 지부이동 프로세스를 지부 이동 신청 → 전출지부에서 승인(이동 처리) 등 2단계로 간소화해 효율성을 높인다는 계획이다.

아울러 통합홈페이지 개선 방안도 소개됐는데, 그동안 회원이 직접 홈페이지에서 자신의 지부/분회 정보와 주소를 수정할 수 없었던 것을 개선하여, 전출 지부에서 이를 확인해 승인하는 프로세스로 구성할 것을 구현한다는 방침이다.

또한 최근 이태현 정보통신이사가 개발을 완료한 ‘ARIS 미니’를 시도지부 임직원에게 보급키로 했다. ‘ARIS 미니’는 별도 설치가 필요 없는 웹브라우저를 기반으로, 직관적인 조회용 통합정보시스템이다. 사용자는 웹브라우저를 통해 손쉽게 접속해서 카카오톡 아이디를 통해 로그인한 뒤 본인의 소속 지부의 회원 정보 및 회비부과‧수납액, 보수교육 이수현황 등을 손쉽게 확인할 수 있게 된다.

이밖에도 이날 회의에서는 중앙회 및 시도지부, 분회 임직원의 소통과 업무 효율을 위해 업무용 메신저를 ‘채널톡’으로 통일하여 사용하는 방안이 논의됐으며, 지부별 전자결재(그룹웨어) 도입, 지부/분회 현장 결제 시스템을 개선해 통신요금을 대폭 절감할 수 있는 방안이 안내됐다.

한편 이번 회의에 앞서 대한한의사협회 홍주의 회장은 “오늘날 모든 회무가 전산으로 관리되기 시작하면서 정보통신 이사와 총무, 재무이사가 유기적으로 움직이지 않는다면 회무 운영에 차질이 생길 수 있다”며 “이번에 이 3가지 업무분장을 각각 맡으신 임원들이 함께 연석회의를 개최한 것이 매우 의미 있다고 생각한다”고 말했다.