성실사업자의 종합소득세 신고시 이런 점은 주의하세요!
[한의신문] 송파 문정동에 개원한 홍길동(가명) 원장은 업무용 핸드폰 하나와 개인용 핸드폰 하나를 사용하고 있다. 또한 직원에게 핸드폰비용으로 매달 2만원씩 보조하고 있다. 본인의 핸드폰 요금과 직원에게 보조해 주는 핸드폰 비용에 대해서 비용 처리가 가능한지 궁금하다. 또한 얼마 전 개원 1주년 기념으로 직원들과 함께 강원도로 1박2일 워크샵에 갔는데, 관련된 워크샵 비용도 경비처리가 가능한지 궁금하다. 상기 사례와 같은 케이스를 비롯해 원장이나 직원이 근처 보건소나 은행 등에 볼일 보러 왔다갔다 하면서 지출한 택시비, 원장이 학술세미나 참가비용이나 왕복 교통비 등이 비용처리가 가능한지에 대한 문의가 많다. 이번호에서는 실무적으로 많이 접하는 여비교통비와 핸드폰 비용에 대해서 다루어 보기로 하자. 1. 여비교통비 사업자가 업무차 사용한 휴대전화 요금이나 국내나 해외로 출장갈 때 지급하는 여비교통비는 일정 범위 내에서 비용으로 인정받을 수 있다. - 사업연관성 여비교통비나 핸드폰 비용 등 모든 비용은 사업과의 업무 관련성의 유무이다. 사업상 통상 필요하다고 인정되는 부분에 한해 비용으로 인정되는 것이다. 따라서 사업주는 사업상 통상 필요하다고 인정되는 범위에 대해 지급규정이나 사규 등의 합리적인 기준을 마련해놓아야 하며 출장 관련 거래증빙과 객관적인 자료에 의한 지급사실을 입증해야 함이 원칙이다. - 증빙 없어도 비용으로 인정되는 경우 회사가 출장비 지급(정산)규정을 정함에 있어 세법에서 규정하는 바는 없으나 실질적인 증빙을 첨부하는 실비정산이 일반적이다. 즉 출장시 직원 개인카드로 결제한 후 출장에서 돌아와서 출장비 내역 및 영수증을 제출해서 그 금액만큼 사후 정산하는 방식이다. 그러나 실질적인 지출증빙이 없어도 출장비를 비용으로 인정할 수 있는 경우가 있다. 즉 사회통념상 인정되는 범위 내에서 임직원에게 출장 관련 1인당 또는 1일당 일비 명목의 출장비를 지급하는 것은 비용으로 처리 가능하다. 하지만 출장비 지급규정을 초과하는 부분이나 출장비의 지급내용이 불분명한 경우는 그 금액만큼 개인의 근로소득으로 처리된다. 또한 영수증을 챙길 수 없는 시골로의 출장이거나 해외 출장의 경우 사업장 내부의 출장 보고서 및 지출결의서 등을 비치하고 해당 지역에 대한 출장목적과 출장 사실 등을 증명할 수 있는 근거를 남겨놓아야 한다. 예를 들어 간호사와 함께 낙후지역에 무료 의료봉사를 가면서 직원 1인당 10만원의 일비를 지급하는 경우 일비에 대해서 여비교통비로 처리하고 왕복교통비와 식비 등도 비용으로 처리할 수 있다. 또한 해외에서 열리는 학회 세미나 등에 참가하는 경우 세미나에 참가했다는 관련 자료(예를 들어 세미나 공문, 참석확인증 등)를 구비하면 왕복 항공비, 호텔비, 식비 등을 경비로 처리할 수 있다. 다만 세미나와 무관한 가족을 동반할 경우 가족들의 항공비나 호텔비 등은 사업과 관련이 없으므로 경비처리할 수 없다. 상기 사례의 경우처럼 직원 워크샵을 갔을 경우에는 워크샵으로 갔다는 증빙을 남겨두는 것이 좋다. 직원수가 많은 병원의 경우 관련된 공문이나 참석자 리스트 등이 구비되면 좋고 직원수가 몇 명 안되는 소규모 의원일 경우 참석자 리스트나 워크샵 때 같이 찍은 사진 등이 증빙자료가 될 수 있다. 2. 휴대전화 요금 사업주가 사업을 하는데 업무와 관련되게 사용한 휴대전화 요금도 비용처리가 가능하다. 단 아래의 조건을 충족해야 한다. - 사규 등에 의해서 명확한 지급기준이 정해져 있어야 한다. - 내근직원의 업무 사용을 입증해야 한다. - 업무용에 한해 비용으로 인정되기 때문에 개인용도와 업무용을 최대한 구분해 두어야 한다. 이때 휴대전화 명의가 사업주인지 종업원의 명인인지와는 무관하게 업무와 관련된 사용이면 사규에 정해진 범위 내에서 비용처리가 가능하다. 단 사규 등에 통신비 지원에 대한 규정을 초과하는 비용이거나 업무와의 연관성 입증이 곤란한 경우는 휴대전화 사용자에게 근로소득으로 처리해야 하므로 주의해야 한다. 예를 들어 원장 명의의 핸드폰이라고 할지라도 의원과 관련이 없는 학생인 자녀나 전업주부인 배우자가 사용시에는 업무와 관련성이 없으므로 비용처리할 수 없다. 반대로 직원 명의의 핸드폰이라고 할지라도 그 핸드폰으로 업무에 사용한다면 비용처리가 가능하다. 즉 핸드폰의 명의가 중요한 것이 아니라 업무와 관련이 있는지가 중요하다. 일반 회사 영업직의 경우 핸드폰은 본인 명의로 되어 있다고 하더라도 핸드폰 사용요금이 업무와 관련성이 높으므로 비용처리가 가능한 것처럼 말이다. 필자 역시 예전에 대형 회계법인에 근무하던 시절 주로 클라이언트 회사에 가서 일하는 경우가 많아 개인핸드폰을 업무에 사용하곤 했는데 회사에서 매달 일정 금액을 핸드폰 사용요금으로 보조해주고 있었는데 이런 경우는 회사에서 핸드폰 보조요금으로의 비용처리가 가능하다.
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